Beleidsplan

Beleidsplan 2015/2017 Stichting Dorpshuis Ansen

1. Doelstelling
De stichting heeft tot doel het exploiteren van het Dorpshuis “Bastogne”, gevestigd te Ansen. De stichting stelt zich daarbij tot doel een multifunctionele accommodatie te bieden voor sociaal culturele activiteiten in het dorp Ansen.
Bij de exploitatie zal rekening worden gehouden met de wensen en belangen van de personen, clubs en verenigingen die gebruik maken van het dorpshuis.

2. Activiteiten
De stichting tracht haar doel ondermeer te verwezenlijken door:

  1. het onderhouden van het perceel en het pand aan de Dwingelerweg nr.2A te    Ansen
  2. zorgdragen voor de inrichting van het bovengenoemd pand, waaronder:
    1. bestemming, indeling en aankleding;
    2. aanschaffing, onderhoud en vernieuwing van de inventaris
  3. het dagelijks besturen van gemeld dorpshuis, waaronder:
    1. het opstellen en handhaven van regels voor verhuur en gebruik;
    2. de personele bezetting
    3. in- en verkoop van drank- en etenswaren
    4. het financiële beheer
  4. het zelf initiëren van sociaal-culturele activiteiten in het dorpshuis.

3. Doelgroepen
Het Dorpshuis staat in principe open voor:

  1. alle verenigingen, organisaties, buurtschappen en groepen uit de schoolkring Ansen , zowel voor hun bestuur- en ledenbijeenkomsten als voor bijeenkomsten gericht op de bevolking van Ansen.
  2. activiteiten rond het jaarlijkse Anser feest
  3. activiteiten van dienstverlenende instellingen gericht op het dorp Ansen.
  4. voorlichting- en informatiebijeenkomsten gericht op de bevolking van Ansen.
  5. cursussen en andere educatieve activiteiten gericht op de bevolking van Ansen
  6. kleine familiefeesten en festiviteiten van persoonlijke aard, maximaal 10 per jaar met een maximum van 30 volwassenen, een en ander conform het door de gemeenteraad van De Wolden in 2014 vastgestelde gemeentelijk beleid .

Verenigingen en organisaties buiten het dorp Ansen kunnen ruimtes in het dorpshuis huren wanneer dit niet ten koste gaat van de onder 1 t/m 6 genoemde activiteiten. Zulks ter beoordeling van het bestuur.

4. Voorzieningen
Het dorpshuis “Bastogne” beschikt over drie ruimtes waar bijeenkomsten kunnen worden gehouden:

  • De voorzaal, groot120 m², waar maximaal 80 mensen een plek kunnen vinden. Deze ruimte heeft een bar en is uitgerust met een beamer geschikt voor presentaties. Tevens kunnen via een blue ray DVD speler speelfilms worden vertoond. In de ruimte bevindt zich ook een biljart met officiële wedstrijdafmetingen.
  • De bovenzaal, groot 60 m², geschikt voor bijeenkomsten van kleinere omvang. (maximaal 20 personen)
  • De toneelzaal, groot 142 m², geschikt voor maximaal 120 personen. Deze ruimte beschikt over een podium, een bar en een professionele geluidsinstallatie. Aansluitend is een kleedruimte voor de acteurs. Een mobiele beamer met beeldscherm behoort eveneens tot de uitrusting.

Het dorpshuis heeft een keuken waar kleine gerechten kunnen worden klaargemaakt. Buiten is er een terras, 3 verlichte Jeu de Boulesbanen en een feestterrein van circa 1 hectare. Er is een krachtstroomverbinding mogelijk tussen het dorpshuis en het feestterrein. Op het terrein bevindt zich ook een boomgaard met authentieke Drentse rassen. Bij het dorpshuis is ruime parkeergelegenheid, zowel voor auto’s als voor fietsen. Er een vaste telefoonlijn (tel 0522- 475473) en een draadloze internetverbinding (wifi).

5. De exploitatie van het Dorpshuis “Bastogne”
Het dorpshuis wordt in principe gerund door vrijwilligers en is niet commercieel van opzet, een sluitende exploitatiebegroting volstaat. Puur commerciële activiteiten zoals bruiloften en grote partijen vinden er niet plaats. Gelet op de gemaakte afspraken met de buurt wordt (geluid) overlast, met name in de late uren, zoveel mogelijk voorkomen. Er geldt een strikt handhavingsbeleid met betrekking tot het gebruik van alcohol, aan jongeren onder de 18 wordt geen alcohol verstrekt. Bij grote evenementen wordt aan jongeren waarbij twijfel is over de leeftijd een plastic armbandje om de pols bevestigd.
De jaarlijkse gemeentelijke subsidie is geoormerkt en uitsluitend bestemd voor groot onderhoud aan gebouw en inventaris. De stichting Dorpshuis Ansen heeft daartoe een bestemmingsreserve in het leven geroepen waaruit dit onderhoud betaald kan worden. Om dit planmatig en systematisch te laten verlopen, is er een meerjaren onderhoudsplan gemaakt.
De stichting beschikt sedert 2010 over een bedrijfsnoodplan dat in geval van calamiteiten door brandweer en hulpverleners geraadpleegd kan worden. Het plan geeft een volledige beschrijving van de constructie en de inrichting van het gebouw, met de daarin aanwezige apparatuur en machinerieën. Uiteraard beschikt het gebouw over de voorgeschreven nooduitgangen en brandblusapparatuur.
In 2010 is ook een AED beschikbaar gekomen met daarom heen een groep goed opgeleide vrijwilligers die per SMS kunnen worden opgeroepen.

6. Tarieven, openingstijden
Met ingang van 1 januari 2009 is de zaalhuur voor verenigingen en groepen uit de “schoolkring Ansen” afgeschaft. Ter compensatie van dit verlies aan inkomsten is de prijs van koffie en thee verhoogd van €1 naar € 1,50. Bij gebruik van de ruimtes voor groepen buiten Ansen gelden de volgende regels:

  • Voor huur van de voorzaal of de toneelzaal wordt € 60.00 incl.BTW en evt. gebruik van beamer, scherm en geluidsapperatuur, per dagdeel in rekening gebracht. De ruimte moet opgeruimd en bezemschoon worden opgeleverd. Voor de consumpties wordt het normale tarief betaald. Het is niet mogelijk een ruimte te huren / te gebruiken met medeneming van eigen drankjes.
  • Voor twee dagdelen zal de zaalhuur €120.00, per zaalruimte worden.
  • Bij gebruik van alleen de bovenzaal wordt €25.00 incl.BTW in rekening gebracht.
  • De bediening wordt verzorgd door barvrijwilligers vanuit het Dorpshuis. Kleine hapjes (bitterballen, etc.) kunnen door het Dorpshuis worden geserveerd
  • Maaltijden worden niet door het Dorpshuis verzorgd. Eventueel kan de huurder daarvoor zelf een cateringbedrijf inschakelen. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt bij de huurder/organisator van het evenement. Voor het gebruik van de keuken-apparatuur en couverts wordt dan 1 tot 2 euro per persoon tafelgeld in rekening gebracht, afhankelijk van de omvang van maaltijd.

Tarieven consumpties:
Koffie, thee € 1,50
Bier, wijn,borrel, frisdranken € 1,75
Het Dorpshuis is geopend tijdens de verenigingsactiviteiten zoals die in de maand-agenda op de website vermeld staan. Na afloop van het officiële gedeelte van de verenigingsactiviteit is het dorpshuis nog maximaal 2 uur open. Ook niet verenigingsleden hebben dan toegang tot het Dorpshuis.

Het dorpshuis “Bastogne” voert een actief beleid op het gebied van duurzaamheid en wil daarbij een voorbeeldfunctie vervullen voor de inwoners van Ansen. In 2013 werden alle halogeenspotjes vervangen door dimbare LED lampen en in 2014 werd het dak van de toneelzaal voorzien van 48 zonnepanelen. Het dorpshuis kan nu in zijn eigen behoefte aan elektriciteit voorzien. Een helder display in de hal maakt de energiebesparing continu zichtbaar. De inspanningen van het dorpshuis “Bastogne” op het gebied van energiebesparing bleven niet onopgemerkt: “Bastogne” won in 2013 de eerste prijs

(€ 2000) in een gemeentelijke energieprijsvraag met haar actie LED’s Go!
Om te onderzoeken waar nog verder op energie bespaard kan worden maken we gebruik van de mogelijkheid via de BOKD (Brede overleg groep kleine kernen Drenthe) een gratis energiescan van het dorpshuis te laten maken. De resultaten hiervan kwamen begin 2015 beschikbaar. Duurzaamheid omvat meer dan energiebesparing. Het bestuur wil daarom de komende tijd een begin maken met een “fair trade” beleid. Het gaat daarbij om producten in te kopen en te verkopen die het resultaat zijn van eerlijke handel en duurzaam geproduceerd zijn. Koffie en thee hebben daarbij prioriteit.

7. Organisatiestructuur
Het bestuur van de Stichting Dorpshuis Ansen:

  • bepaalt het algemeen beleid
  • stelt het beleidsplan en de jaarlijkse begroting vast en beslist over investeringen conform de bepalingen in de statuten
  • stelt het jaarlijkse activiteitenplan vast
  • werkt mee aan de planning, organisatie en uitvoering van bijzondere activiteiten in het Dorpshuis

Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter, de secretaris en het bestuurslid verantwoordelijk voor het dagelijks beheer.
Het dagelijks bestuur:

  • neemt besluiten over de verhuur van ruimtes als het gaat om bijzondere evenementen, niet opgenomen in het activiteitenplan,
  • vertegenwoordigt de Stichting naar buiten,
  • ondersteunt de beheerder bij de uitoefening van zijn functie,
  • regelt klein onderhoud, zowel in als rond het gebouw,
  • ziet toe op het naleven van de huisregels,
  • bereidt de vergaderingen van het algemeen bestuur voor.

Gelet op het kleinschalige karakter van “Dorpshuis Bastogne” en de relatief bescheiden omzet is er vooralsnog geen ruimte voor een betaalde beheerderfunctie. Deze functie wordt door een of meerdere bestuursleden vervuld.
De beheerder(s) is (zijn) verantwoordelijk voor:

  • de verhuur van de ruimtes
  • de inkoop van drank en etenswaren
  • het openen en sluiten van het gebouw
  • het maken van een activiteitenagenda met een rooster voor de inzet van de barvrijwilligers
  • het maken van een schoonmaakrooster
  • het wekelijks afdragen van de financiën aan de boekhouder
  • het naleven van de huisregels

Sedert 2014 wordt de beheerders functie uitgeoefend door Lutske Mekkes.

De vrijwilligers
De exploitatie van het Dorpshuis staat of valt met de inzet van een gemotiveerde groep vrijwilligers. Het bestuur prijst zich gelukkig dat er 30 barvrijwilligers beschikbaar zijn. Deze barvrijwilligers zijn geregistreerd conform de horecavergunning, en beschikken over een IVA certificaat (instructie verantwoord alcoholgebruik) Zij hebben als taak het uitserveren van drank en kleine etenswaren gedurende de openingstijden van het Dorpshuis.Er zijn instructies beschikbaar voor het gebruik van de apparatuur van het Dorpshuis. Er wordt naar gestreefd dat alle verenigingen die gebruik maken van het Dorpshuis zelf vrijwilligers leveren die bardienst kunnen draaien bij hun eigen verenigingsactiviteit. Voor een groot aantal clubs is dat ook het geval. Voor de overige activiteiten wordt een maandrooster gemaakt voor de inzet van vrijwilligers. Het schoonmaken van het gebouw wordt gedaan door een vrijwilligersgroep samengesteld uit een groot aantal leden van de ”Vrouwen van Nu”. De vereniging Vrouwen van Nu ontvangt daarvoor een jaarlijkse vergoeding. Voor het onderhoud van het buitenterrein (parkeerplaats,feestterrein, erfbeplanting) is ook een onderhoudsploeg van vrijwilligers beschikbaar.
Vrijwilligersbeleid
De exploitatie van het Dorpshuis staat of valt bij de inzet van de vrijwilligers. Er zijn nu zo’n 60 vrijwilligers actief: in het bestuur, het dagelijks beheer, bij de exploitatie van de bar, het schoonmaken en bij het (tuin)onderhoud. Nieuwe vrijwilligers worden ingewerkt door ervaren vrijwilligers. Alle vrijwilligers zijn W.A. verzekerd via de gemeente. Jaarlijks worden de vrijwilligers gefêteerd met een feestavond waarbij een feestelijke maaltijd wordt geserveerd. Niet alleen de bevolking maar ook het vrijwilligersbestand vergrijst. Bij de werving van nieuwe vrijwilligers wordt verjonging nagestreefd.

8. Voorwaarden scheppende activiteiten
Donateurs
Om de exploitatie van het Dorpshuis ook op langere termijn sluitend te houden is in november 2008 gestart met een donateur actie. Inwoners en oud-inwoners van Ansen wordt de mogelijkheid geboden jaarlijks een bijdrage te storten op rekening van de Stichting Vrienden van het Dorpshuis Ansen. De donateurs worden jaarlijks aangeschreven middels een brief met verantwoording van de bestedingen in het afgelopen jaar. Eens in de vijf jaar worden alle inwoners van Ansen aangeschreven. Momenteel bestaat het donateur bestand uit circa 70 personen.

Marketing en publiciteit
Het bestuur zet een breed scala aan middelen in om het dorpshuis “Bastogne” te promoten en het activiteitenaanbod onder de aandacht van de inwoners van Ansen (en soms ook de regio) te brengen. Dat gebeurt ondermeer via de website. Alle activiteiten die in het Dorpshuis plaats vinden zijn te vinden op de website www.ansen.eu . U vindt daar de maandkalender met een doorklik naar specifieke informatie over de activiteiten op een bepaalde dag. Op de website staat ook vermeld hoe u ruimtes kunt reserveren. Activiteiten verschijnen ook op de dorpsagenda van de website. Belangrijk is ook de “direct mail”: van bijna alle dorpsbewoners hebben we het e-mailadres, onderverdeeld in doelgroepen zodat we de juiste personen kunnen attenderen op voor hen interessante activiteiten. We maken persberichten om belangrijke activiteiten aan te kondigen en schrijven verslagen over succesvol verlopen activiteiten. Het jaarprogramma wordt gepubliceerd in de huis aan huis krant “De Aanser Wiezer”. We doen onderzoek onder de inwoners om de belangstelling voor nieuwe activiteiten te peilen. Als we nieuwe activiteiten organiseren passen we principes van sociale marketing toe. We organiseren open dagen. In 2012 vierden we het eerste lustrum met een drukbezochte dorpsbrunch. In 2015 hebben we een tevredenheidonderzoek onder de huidige gebruikers van het dorpshuis gehouden.

Programmacommissie
Het Dorpshuis biedt met de beschikbare accommodatie volop kansen voor een breed sociaal-cultureel aanbod. Via een uitbreiding van het bestuur is in maart 2010 een programmacommissie in het leven geroepen om zo’n breed aanbod gestalte te geven. De programma commissie neemt initiatieven , probeert nieuwe activiteiten op te zetten en nieuwe vrijwilligers bij de organisatie daarvan te betrekken. Een goede afstemming met de VVVo en de Vrouwen van Nu met betrekking tot hun activiteitenprogramma is daarbij essentieel.

In de eerste jaren van het bestaan van het Dorpshuis werd het vooral gebruikt door de reeds langer bestaande verenigingen in Ansen. Maar in de loop van 2009 en 2010 zijn er tal van nieuwe initiatieven ontstaan zoals de bridgeclub, de maandelijkse filmavonden, het biljarten, het klaverjassen en jokeren, Jeu de Boules jeugdtoneel en het vertonen van een kinderfilm in de kerstvakantie.  Zo was er een internetcursus, een Drenthe cursus, snoeicursus, biljarten voor beginners, digitale fotobewerking en een reanimatiecursus (voor bediening van de AED). Van belang is ook dat het Dorpshuis sedert 2010 als stembureau voor het dorp Ansen wordt gebruikt.

Bij de meeste activiteiten ligt de nadruk op de ontmoeting- en recreatiefunctie. Dat is ook de belangrijkste functie van het Dorpshuis. Naast verdere uitbreiding van het aantal recreatieve activiteiten wil het bestuur via de programmacommissie in de komende jaren wederom aandacht besteden aan de culturele en de educatieve functies. Verder zullen we onderzoeken in hoeverre het dorpshuis een rol kan spelen bij de decentralisatie van de zorg.

Ontmoeting en recreatie:

  • continuering van de Anser fiets4daagse met het Dorpshuis als begin en eindpunt.
  • het organiseren van een biljarttoernooi,
  • het organiseren van tenminste twee grote muziekuitvoeringen in de toneelzaal,
  • het organiseren van een cabaretavond

Cultuur en educatie:

  • het organiseren van een cursus sociale media, (het gebruik van de I-pad, tablet )
  • een cursus Engelse conversatie voor beginners
  • een cursus “Energie besparen op melkveebedrijven”

Belangenbehartiging:

  • het in samenwerking met de werkgroep Duurzaam Ansen organiseren van diverse voorlichtingsavonden rond het thema duurzaamheid
  • het organiseren van een kofferbakverkoop op de parkeerplaats van het dorpshuis.

Uiteraard is er altijd ruimte voor incidentele activiteiten zoals het stembureau, gemeentelijke voorlichtingsavonden, politieke debatavonden. Ook initiatieven vanuit de Anser bevolking zullen zoveel mogelijk worden gehonoreerd.

Ansen, 2 september 2016

 

Samenstelling van het bestuur per oktober 2016

Deet Hoogveld, voorzitter
Patricia van der Salm, secretaris    te bereiken via: secretaris.dorpshuisbastogne@gmail.com
Arend Tissingh, penningmeester

Roelof Tissingh, contactpersoon verenigingen

Arend van Dijk, technisch onderhoud
Kobie Kijk in de Vegte, lid programmacommissie
Jan Thie Sloots, technisch onderhoud